K2649 金蝶云系统操作手册-费用报销 V1.0

**![](/media/202404//1713424181.6416087.jpeg)**

**费用报销**

**操作手册**

**文档控制**

**更改记录**

日期

作者

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**审核**

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签字

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拷贝号

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**目 录**

[1 系统整体应用流程 3](#_Toc78835113)

[2 基础资料 3](#_Toc78835114)

[2.1 费用项目 3](#_Toc78835115)

[3 参数设置 4](#_Toc78835116)

[4 初始化 5](#_Toc78835117)

[4.1 启用费用报销系统 5](#_Toc78835118)

[4.2 历史借款余额录入 6](#_Toc78835119)

[4.3 结束初始化 7](#_Toc78835120)

[5 日常业务 7](#_Toc78835121)

[5.1 先申请后报销 7](#_Toc78835122)

[5.2 先借款后报销（含退借款） 11](#_Toc78835123)

[5.3 实报实销 16](#_Toc78835124)

[5.4 历史借款余额平账管理 17](#_Toc78835125)

[5.5 跨组织报销 20](#_Toc78835126)

[5.6 费用移转 22](#_Toc78835127)

[5.7 核销处理 25](#_Toc78835128)

[5.7.1 系统自动核销 26](#_Toc78835129)

[5.7.2 自动核销向导 26](#_Toc78835130)

[5.7.3 尾差核销 28](#_Toc78835131)

[5.7.4 手工核销 29](#_Toc78835132)

[5.8 差旅费报销单（2019新政) 30](#_Toc78835133)

[6 期末处理 35](#_Toc78835134)

[6.1 财务处理 35](#_Toc78835135)

[6.2 期末关账 35](#_Toc78835136)

[7 报表查询 36](#_Toc78835137)

[7.1 费用汇总表 36](#_Toc78835138)

[7.2 费用明细表 38](#_Toc78835139)

**费用报销-系统操作手册**

# 系统整体应用流程

费用报销系统，面向企业全员以及财务报销管理人员，提供完整的费用报销流程，支持从费用申请、借款到费用报销、退款，以及费用二次分配与移转业务。与出纳、应付系统无缝集成，精细化的个人往来管理，帮助企业费用合理统筹，防止不必要的浪费和支出。

系统整体应用流程如下：

![](/media/202404//1713424181.662247.png)

# 基础资料

## 费用项目

**【业务场景】：**维护日常费用报销场景的费用项目。

**【用户角色】：**系统管理员。

**【功能菜单】：**基础管理–基础资料–费用项目

**【操作说明】：**费用项目作为金蝶云星空产品的重要基础资料，用途不仅限于费用报销模块，存货核算/成本核算/总账核算维度等模块均需要用到此基础资料，此处只说明在费用报销模块使用跟维护费用项目的基本操作，如系统预置的费用项目无法满足客户需求，可以新增费用项目，注意勾选可用于报销选项。 ![](/media/202404//1713424181.6704245.png)

![](/media/202404//1713424181.6759377.png)

# 参数设置

**【业务场景】：**费用报销系统相关参数配置，用于流程控制、单据控制或结账控制等。

**【用户角色】：**系统管理员。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–费用报销系统参数

**【操作说明】：**1、企业可根据实际需求，通过该选项来确定，在费用借款或者报销付款时，是否需要走付款申请流程，或者直接到付款单；

1. 勾选，则审核已关账期间的单据时，系统将提示手工将申请日期修改至最近关账之后；
2. 勾选，则审核报销单时自动生成发票；
3. 勾选，借款通过报销单核销时自动产生核销单；
4. 结算方式参数控制；

6、我部门单据列表，是显示员工任岗所有部门，还是主任岗位所在部门。

![](/media/202404//1713424181.682072.png)

# 初始化

应用场景：企业使用金蝶云管理费用报销业务之前，存在于系统外已借未报销的历史借款余额进行统一管理。针对业务组织进行启用日期设置、历史借款余额的维护与审核、结束初始化操作。

## 启用费用报销系统

**【业务场景】：**根据实际需求，确认费用管理系统的启用日期。

**【用户角色】：**系统管理员。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–启用日期设置

**【操作说明】：**各组织费用管理系统的启用日期设置及反启用。

![](/media/202404//1713424181.6889482.png)

## 历史借款余额录入

**【业务场景】：**上线前员工已借款，未报销，需要将应付和费用报销模块的账务处理平，并且员工能进行后续报销。

**【用户角色】：**费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–历史借款余额录入

**【操作说明】：**提前整理相关员工借款数据，从系统导出单据的引入模板进行数据导入。注意：此处不需要再针对借款的往来单独录入“红字其他应付单”或者手工新增“期初付款单”。历史借款余额审核时，下游应付系统同期启用，则自动产生期初付款单；早于费用报销模块启用，则产生本期付款单。

![](/media/202404//1713424181.6981876.png)

历史借款余额审核，自动生成期初付款单：

![](/media/202404//1713424181.7041013.png)

![](/media/202404//1713424181.7091503.png)

## 结束初始化

**【业务场景】：**历史借款余额录入完成之后，进行费用管理系统结束初始化操作，正式进入日常业务处理。

**【用户角色】：**费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–结束初始化

**【操作说明】：**历史借款余额已经审核后进行初始化结束工作，若数据需要调整，可进行反初始化，反初始化条件为组织未关帐、系统未结束初始化。

![](/media/202404//1713424181.714825.png)

# 日常业务

本操作手册，将以业务场景的形式，来展示费用报销模块的操作流程。

## 先申请后报销

**【业务场景】：**集团总部某员工为举办团建活动进行费用申请2000，活动结束后，实际发生费用1500进行费用报销，未完成的用申请金额不再进行报销。

**【用户角色】：**全员角色/费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–人人报销–费用申请单

**【操作说明】：**历史借款余额已经审核后进行初始化结束工作，若数据需要调整，可进行反初始化，反初始化条件为组织未关帐、系统未结束初始化。

A.员工进行费用申请单据的填报

![](/media/202404//1713424181.7209103.png)

B.费用申请单经过业务流程审核通过，待活动结束，进行费用报销（费用申请下推费用报销单）

![](/media/202404//1713424181.727079.png)

C.保存费用报销单

![](/media/202404//1713424181.732974.png)

D.提交费用报销单并同步生成其他应付单（生成时机通过参数控制）

![](/media/202404//1713424181.738498.png)

E.审核费用报销单并进行付款（是否自动生成付款单可通过参数控制）

![](/media/202404//1713424181.7451887.png)

![](/media/202404//1713424181.7506657.png)

F.此时，通过费用报销单可以查看核销关系

![](/media/202404//1713424181.756522.png)

![](/media/202404//1713424181.7619267.png)

G.剩余的500费用申请额度，不再进行报销，需要手工对费用申请做关闭处理

![](/media/202404//1713424181.7674732.png)

H.至此，先申请，后报销的流程操作完毕，查看全流程跟踪如下。

![](/media/202404//1713424181.7728393.png)

注意：

费用报销单费用外部承担选项，单据审核时自动下推生成付款单、其它应收单。不参与自动核销，企业或员工为外部组织（客户、供应商等）代垫费用的业务记录。此处不专门针对此功能做专门的业务流程讲解。

![](/media/202404//1713424181.7781062.png)

## 先借款后报销（含退借款）

**【业务场景】：**现有集团总部员工Curry要组织公司市场活动，需要先借款10000，待市场活动结束，实际花费9000元，并按照实际花费进行报销，剩余金额进行退款。

**【用户角色】：**全员角色/费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–人人报销–费用申请单

**【操作说明】：**新增费用申请单（一单两用，可仅完成出差或者费用支出事由的申请，如5.1中案例；也可事由申请的同时申请借款）。

A.员工进行费用申请单据的填报

![](/media/202404//1713424181.783961.png)

B.审核费用申请单（借款单）并下推付款单付款（也可以通过参数控制自动生成付款单或是否走付款申请流程）

![](/media/202404//1713424181.7892957.png)

![](/media/202404//1713424181.7945492.png)

C.市场活动结束，按实际消费金额进行报销

![](/media/202404//1713424181.7998302.png)

D.提交费用报销单同步生成其他应付单

![](/media/202404//1713424181.8057196.png)

E.由于费用报销金额未超过之前的借款金额，所以无需再进行付款操作,查看核销记录

![](/media/202404//1713424181.8111613.png)

F.对于剩余1000未用完的借款需要进行退款操作，通过原费用申请单进行退款

![](/media/202404//1713424181.8166502.png)

![](/media/202404//1713424181.8222733.png)

G.生成退款单，对退款但进行维护并审核

![](/media/202404//1713424181.8286579.png)

![](/media/202404//1713424181.8347101.png)

H.此时，查看原付款单的核销记录

![](/media/202404//1713424181.8402326.png)

![](/media/202404//1713424181.8478973.png)

I.至此，先借款后报销（含退借款）的业务流程操作结束，全流程跟踪如下。

![](/media/202404//1713424181.8541324.png)

## 实报实销

**【业务场景】：**集团总部某员工张三进行电话费实报实付业务。

**【用户角色】：**全员角色/费用会计。。

**【功能菜单】：**财务会计–人人报销–费用报销单

**【操作说明】：**实报实付业务特点，当月报销当月付款、不产生下游应付业务、不产生退款业务，此类费用报销单也不会参与核销，可以由申请单下推报销单，也可以直接新增费用报销单。

A.直接新增费用报销单（需勾选实报实付）

![](/media/202404//1713424181.8606992.png)

B.审核费用报销单并下推付款单并审核。

![](/media/202404//1713424181.870115.png)

![](/media/202404//1713424181.8759978.png)

## 历史借款余额平账管理

**【业务场景】：**在初始化日期（2017-01-01）之前，集团总部下员工Curry有一笔5000元的借款（2016-12-01）用于出差使用，现出差归来，进行费用报销平账的处理。

**【用户角色】：**全员角色/费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–借款跟踪表

**【操作说明】：**通过借款跟踪表查看一下员工借款情况，根据历史借款余额关联下推差旅费费用报销单。

A.通过借款跟踪表查询借款情况，查询结果如下

![](/media/202404//1713424181.8880606.png)

![](/media/202404//1713424181.9032488.png)

B.现对这笔借款进行报销处理，通过历史借款下推差旅费用报销单

![](/media/202404//1713424181.909865.png)

![](/media/202404//1713424181.9178228.png)

C.提交差旅报销单，同步生成其他应付单

![](/media/202404//1713424181.9257057.png)

D.此时，查看一下核销记录及借款跟踪表

![](/media/202404//1713424181.9340513.png)

![](/media/202404//1713424181.9392734.png)

E.历史借款平账处理流程完毕，查看下全流程如下。

![](/media/202404//1713424181.9456282.png)

## 跨组织报销

**【业务场景】：**集团总部申请一笔市场活动经费的报销，费用由NBA组织进行承担，付款有CBA组织代NBA组织进行付款。

**【用户角色】：**全员角色/费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–人人报销–费用报销单

**【操作说明】：**填写费用报销单时先设置组织业务委托关系，注意各个业务组织字段的填写。

A.首先填写费用报销单，主要费用承担组织和付款组织区别

![](/media/202404//1713424181.9527097.png)

![](/media/202404//1713424181.958599.png)

B.提交费用报销单，同步生成其他应付单，注意看下生成其他应付单的付款组织跟结算组织

![](/media/202404//1713424181.963897.png)

![](/media/202404//1713424181.9693902.png)

C.审核费用报销单并下推付款单，注意付款单上的付款组织跟跟结算组织，确认无误之后审核即可。

![](/media/202404//1713424181.97483.png)

![](/media/202404//1713424181.9807572.png)

以上是关于跨组织费用报销的操作流程。关于该业务流程中产生其他应付但、付款单的记账问题，逻辑同资金管理的代收代付业务，有关详细的财务处理逻辑及凭证模版设置，可以参考资金管理模块相关的操作手册即可。

## 费用移转

**【业务场景】：**集团总部采购一批办公用品费用3000元，发票先到，该笔费用通过在集团总部内进行费用报销处理，日常业务中，其他业务组织需要领用总部的办公用品，此过程中发生费用移转。

**【用户角色】：**全员角色/费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–人人报销–费用报销单

**【操作说明】：**费用报销流程同5.1类似。此处不再对做详细操作步骤说明，重点关注费用移转过程。

A.集团总部某员工报销一笔办公费用，办公用品日后供其他各组织领用，先在集团总部完成费用报销流程

![](/media/202404//1713424181.9872653.png)

B.集团下的某组织(此处的NBA公司为例)领用了集团总部的办公用品，合计费用金额1500，需要做费用移转，可通过费用报销但下推费用移转单

![](/media/202404//1713424181.9963312.png)

![](/media/202404//1713424182.003311.png)

C.审核费用移转单

![](/media/202404//1713424182.009484.png)

D.月底通过费用间组织结算，生成转出转入组织的内部应收应付（此处不对组织间结算基础设跟结算过程做详细说明，只展示组织间结算的结果数据）

![](/media/202404//1713424182.0152118.png)

应收结算清单

![](/media/202404//1713424182.022194.png)

E.审核应收结算清单，下推生成应收单（注意此处应收单单据类型为费用应收单）

![](/media/202404//1713424182.0278373.png)

应付结算清单

![](/media/202404//1713424182.0331764.png)

F.审核应付结算清单，下推生成应付单（注意此处应付单单据类型为费用应付单）

![](/media/202404//1713424182.038804.png)

把对应生成的应收应付单审核即可，作为两个组织记账的原始单据。

如果发票未到集团总部没有做费用报销，而先发生费用移转的情况，可以先做费用移转单，然后到票之后下推费用报销单（参考下图），组织间结算流程同上，不再做操作流程步骤演示。

![](/media/202404//1713424182.0441356.png)

## 核销处理

应用场景：报销应付与报销付款、借款的核销，是准确提供账龄分析表、借款到期预警等分析报表的前提。

![](/media/202404//1713424182.0500474.png)

### 系统自动核销

关联单据下推系统自动核销，参考上述业务。

### 自动核销向导

**【业务场景】：**手工新增报销单，不付款且没有通过借款的申请单下推的报销单，可以按核销方案通过自动核销向导进行匹配核销。

**【用户角色】：**综合管理部。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–自动核销向导

**【操作说明】：**自动核销向导根据系统预置或自定义后的核销方案进行匹配核销。

![](/media/202404//1713424182.0587912.png)![](/media/202404//1713424182.0644343.png)

自动核销向导：

![](/media/202404//1713424182.0695035.png)

![](/media/202404//1713424182.0744543.png)

![](/media/202404//1713424182.0794744.png)

![](/media/202404//1713424182.0848339.png)

### 尾差核销

**【业务场景】：**无法收回的借款、不再付款的报销单，或零星未核销且无法核销的报销、付款（含借款）单通过使用尾差核销功能进行核销。

**【用户角色】：**综合管理部。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–尾差核销

**【操作说明】：**尾差核销后系统生成对方单据-费用核销单，作为确认收入或损失的原始业务单据。

![](/media/202404//1713424182.0908694.png)

![](/media/202404//1713424182.0963285.png)

核销记录查询

![](/media/202404//1713424182.1038427.png)

### 手工核销

**【业务场景】：**某些特殊情况下，不同往来单位之间需要进行核销。

**【用户角色】：**综合管理部。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–尾差核销

**【操作说明】：**手工核销包括手工匹配核销和手工特殊核销。

A.在费用报销手工核销界面通过报销过滤/付款过滤过滤出付款单与报销单；

![](/media/202404//1713424182.1098697.png)

B.选中需要核销的单据，输入本次核销金额，点击手工特殊核销即可完成核销操作。

![](/media/202404//1713424182.1158473.png)

![](/media/202404//1713424182.1214867.png)

![](/media/202404//1713424182.1266115.png)

## 差旅费报销单（2019新政)

**【业务场景】：**2019年4月1日起，纳税人购进国内旅客运输服务，其进项税额允许从销项税额中抵扣。纳税人未取得增值税专用发票的，暂按照以下规定确定进项税额。

**【用户角色】：**综合管理部。

**【功能菜单】：**基础管理–基础资料–差旅费类型

**【操作说明】：**取得**增值税电子普通发票**的，为发票上注明的税额。取得**注明旅客身份信息的航空运输电子客票行程单**的，为按照下列公式计算进项税额：航空旅客运输进项税额=（票价+燃油附加费）÷（1+9%）×9%。取得**注明旅客身份信息的铁路车票**的，为按照下列公式计算的进项税额：铁路旅客运输进项税额=票面金额÷（1+9%）×9%。取得**注明旅客身份信息的公路、水路等其他客票**的，按照下列公式计算进项税额：公路、水路等其他旅客运输进项税额=票面金额÷（1+3%）×3%。

系统预置差旅类型：

![](/media/202404//1713424182.1333835.png)

![](/media/202404//1713424182.138958.png)

出差申请：

![](/media/202404//1713424182.1456106.png)

![](/media/202404//1713424182.1526442.png)

审核并下推差旅费报销单（2019新政）：

![](/media/202404//1713424182.1582189.png)

维护差旅报销单（2019新政）信息

![](/media/202404//1713424182.1640422.png)

**差旅报销单（2019新政）填报指南：**

1.填写行程信息后，才可新增明细信息；

2.“差旅费类型”必填，根据差旅费类型自动带出差旅费类型处配置的税率，自动计算税额，也可手工更改税率、税额；

3.“差旅费金额” 填写发票的票面总金额（含税）；

4.差旅费类型为航空运输，可填写民航发展基金，其他类型该字段锁定；

5.当差旅费类型为航空运输或者铁路车票，公路、水路等其他客票时，需填写“是否实名”。

6.出差申请单一对一下推生成差旅费报销单（2019新政），会自动将出差申请单的行程信息携带下来，如果出差申请有多行一样的行程信息会自动合并成一条行程信息，明细信息不会合并；

7.对行程信息进行拆分时，会自动拆分选中行程的所有明细信息，关联到拆分出来的行程信息中；

8.出差申请单合并下推生成差旅费报销单（2019新政），行程信息、明细信息均合并；

9.费用申请单一对一下推生成差旅费报销单（2019新政），会自动带出一行行程信息，明细信息是直接从费用申请单携带下来；

10.对行程信息进行拆分时，会自动拆分选中行程的所有明细信息，关联到拆分出来的行程信息中；

11.费用申请单合并下推生成差旅费报销单（2019新政），自动带出一行行程信息、明细信息会合并。

审核差旅报销单（2019新政）并进行付款：

![](/media/202404//1713424182.170942.png)

![](/media/202404//1713424182.1792316.png)

全流程跟踪：

![](/media/202404//1713424182.1854455.png)

**注意事项：**

1. 使用差旅费报报销单（2019新政）之前建议先由财务检查预置的差旅费类型是否够用，如果不够用可以进行新增；
2. 申请单没有改动，仍沿用之前的出差申请单与费用申请单，这两个单据除了支持下推原有的费用报销单和差旅费报销单，还可以下推此次新增的差旅费报销单（2019新政）。
3. 报销单新增了差旅费报销单（2019新政），该单据只针对2019年4月1日及之后取得发票的报销，对于4月1日之前的发票仍需采用原差旅费报销单进行报销；
4. 如果客户对原来的差旅费报销单有扩展添加了类似标准产品的机票、市内交通费等字段，则需要去BOSIDE单据头的实体服务规则进行配置隐藏或显示。

![](/media/202404//1713424182.1912692.png)

# 期末处理

## 财务处理

**【业务场景】：企**业的经营活动需要以凭证的形式记录在总账里。本系统已经预设各种单据的凭证模板，用户可以通过智能记账平台自动生成凭证。

**【用户角色】：费用会计**。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–尾差核销

**【操作说明】：**业务单据统一通过智能会计平台生成凭证，（借款）申请单在出纳系统通过付款单生成凭证。报销单确认的费用金额，在应付系统通过其他应付单生成凭证。无需对费用报销单再设置凭证模版。

## 期末关账

**【业务场景】：**费用管理系统的期末关帐。

**【用户角色】：**费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–关帐/反关帐

**【操作说明】：**费用报销系统的关账是完全业务上的关账，不分会计期间，可以选择任意日期关账。关账后，对已关账的单据只能查看。关账后单据不能新增、保存、反审核，其它操作可以。其中结账的单据控制受系统参数影响。

# 报表查询

费用报销模块提供的主要报表包括：费用借款类跟踪以及费用汇总和明细分析。

![](/media/202404//1713424182.1990736.png)

## 费用汇总表

**【业务场景】：**展示某一段期间内各组织、部门或产品所承担的费用情况。

**【用户角色】：**费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–费用汇总表

【**操作说明**】：可以联查到费用明细表，支持审核中的费用单据的查询，分析明细费用组成。

![](/media/202404//1713424182.2057571.png)

![](/media/202404//1713424182.211964.png)

**可以通过对费用明细表进行过滤，实现可抵扣税额报表查询，**在显示隐藏列显示“差旅费类型”和“抵扣类型”字段；

![](/media/202404//1713424182.2183626.png)

在分组汇总中依次加入“抵扣类型”、“差旅费类型”：

![](/media/202404//1713424182.2273152.png)

![](/media/202404//1713424182.2339904.png)

## 费用明细表

**【业务场景】：**展示某一段期间内各组织、部门或产品所承担的费用情况。

**【用户角色】：**费用会计。

**【功能菜单】：**财务会计–费用管理–费用明细表

【**操作说明**】：可以联查到费用明细表，支持审核中的费用单据的查询，分析明细费用组成。

![](/media/202404//1713424182.240338.png)

展示某一段期间内各组织、部门或产品所承担的费用状况的明细单据；可以联查到单据；可以由汇总表下推。

![](/media/202404//1713424182.2471204.png)

本手册重点针对费用报销操作流程，其他的报表此处不做详细说明，如需进一步学习请参考标准产品培训PPT或帮助文档。

【以下无正文】