K2641 金蝶云系统操作手册-采购管理 V1.0

# 封面封底(制作6)副本

**金蝶云采购管理操作手册**

[1](#_Toc525221084)

[1. 采购管理系统 4](#_Toc525221085)

[1.1采购管理概述 4](#_Toc525221086)

[1.2业务流程图 4](#_Toc525221087)

[1.2.1 标准采购 4](#_Toc525221088)

[1.2.2 采购退料 5](#_Toc525221089)

[1.2.3 跨组织采购 5](#_Toc525221090)

[2.基础设置 6](#_Toc525221091)

[2.1参数设置 6](#_Toc525221092)

[2.1.1系统参数 6](#_Toc525221093)

[2.1.2 单据类型参数 6](#_Toc525221094)

[2.2物料设置 7](#_Toc525221095)

[2.2.1 基本控制 7](#_Toc525221096)

[2.2.2 采购控制 8](#_Toc525221097)

[2.3 供应商资料 9](#_Toc525221098)

[2.3.1 基本信息维护 9](#_Toc525221099)

[2.3.2 供应商资料分配 9](#_Toc525221100)

[2.4 采购员与采购组 10](#_Toc525221101)

[2.5 货源清单 11](#_Toc525221102)

[2.6 单据类型与业务流程 12](#_Toc525221103)

[3.初始化 13](#_Toc525221104)

[3.1 期初采购入库单 13](#_Toc525221105)

[3.2 期初采购退料单 14](#_Toc525221106)

[4.日常业务处理 14](#_Toc525221107)

[4.1 采购申请单 14](#_Toc525221108)

[4.2 采购订单 15](#_Toc525221109)

[4.2.1 编制订单 15](#_Toc525221110)

[4.2.2 交货控制 16](#_Toc525221111)

[4.2.3 采购订单预付 16](#_Toc525221112)

[4.3 采购订单变更 17](#_Toc525221113)

[4.4 收料通知单 17](#_Toc525221114)

[4.5 采购入库单 18](#_Toc525221115)

[4.6 采购退料单 18](#_Toc525221116)

[4.6.1 退料申请单 18](#_Toc525221117)

[4.6.2 采购退料单 19](#_Toc525221118)

[4.7 VMI采购业务 20](#_Toc525221119)

[4.7.1 整体业务流程 20](#_Toc525221120)

[4.7.2 批量创建消耗汇总 20](#_Toc525221121)

[4.7.3 消耗汇总表 21](#_Toc525221122)

[4.7.4 物权转移单 21](#_Toc525221123)

[4.8 配额下单 22](#_Toc525221124)

[4.8.1 货源清单 22](#_Toc525221125)

[4.8.2 配额下单 22](#_Toc525221126)

[5.常用功能及业务处理 23](#_Toc525221127)

[5.1 采购价格管理 23](#_Toc525221128)

[5.2 采购折扣管理 23](#_Toc525221129)

[5.3 采购调价管理 24](#_Toc525221130)

[5.4 跨组织采购 24](#_Toc525221131)

[6.报表查询 25](#_Toc525221132)

[6.1 采购订单执行明细表 25](#_Toc525221133)

[6.2 采购业务汇总表 26](#_Toc525221134)

[6.3 采购订单全程跟踪 27](#_Toc525221135)

[6.4 采购入库结算汇总表 27](#_Toc525221136)

[6.5 预计供应量查询 28](#_Toc525221137)

[6.6 订单到货及时率查询报表 28](#_Toc525221138)

# 采购管理系统

## 1.1采购管理概述

采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。 金蝶云采购管理系统，是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、采购货源管理、订单管理等功能综合运用的管理系统，对采购商流和物流的全过程进行有效控制与跟踪，实现完善的企业物资供应管理。 采购管理系统与销售管理系统、库存管理系统集成，共同构造企业内部供应链。采购管理系统与计划管理系统、生产管理系统集成建立产供销一体化，有效平衡供应和需求。采购管理系统与应付管理系统、资金管理系统集成，形成采购与应付循环，有力的支撑业务财务一体化。

## 1.2业务流程图

### 1.2.1 标准采购

![](/media/202404//1713427813.9962044.x-emf)

### 1.2.2 采购退料

![](/media/202404//1713427814.0064995.png)

### 1.2.3 跨组织采购

![](/media/202404//1713427814.0153708.x-emf)

# 2.基础设置

在系统使用前，我们需要先做基础设置。

## 2.1参数设置

### 2.1.1系统参数

Cloud的参数设置有多个层级：数据中心层级、业务组织层级、单据层级。功能菜单的采购管理下的参数设置为组织级参数，针对不同采购组织可以设置不同的参数。

定义采购系统参数，在数量、货源、退料、变更等方面设定采购规则。 采购参数设置后可以修改，以参数修改时间为时间点，只影响参数修改后新增的单据。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【参数设置】－>【采购管理系统参数】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.0259418.png)

### 2.1.2 单据类型参数

单据类型上也有相应的控制参数，主要作用是，不同单据类型可以实现不同的业务控制。只影响对应的单据类型。

产品路径：【基础管理】－>【基础资料】－>【单据类型】－>【单据类型列表】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.0337687.png)

## 2.2物料设置

### 2.2.1 基本控制

物料是原材料、半成品、产成品等企业生产经营资料的总称，是企业经营运作、生存获利的物质保障，物料资料的设置也成为设置系统基本业务资料的最基本、最重要的内容。

物料包括：基本、库存、销售、采购、计划、生产等页签。每一个标签页分别保存与某一个主题相关的信息。比如说，计划标签页用于保存MRP计划运算需要使用到的物料资料，采购页签用于保存采购管理需要使用到的物料资料。

产品路径：【基础管理】－>【基础资料】－>【主数据】－>【物料】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.0425608.png)

### 2.2.2 采购控制

物料的采购页签上定义了物料在采购上的一些控制比如：是否必须请购，是否需要控制货源、是否进行配额管理，采用哪种配额方式等等。另外，Cloud系统中将采购计价单位与采购单位区分，有别于WISE系统，这样设计更符合企业的实际。采购计价单位即是用于物料定价的单位。在业务单据中系统自动取价时，会根据采购单位和计价单位进行自动换算。

产品路径：【基础管理】－>【基础资料】－>【单据类型】－>【物料】－>【采购页签】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.0526433.png)

## 2.3 供应商资料

### 2.3.1 基本信息维护

维护供应商的基本信息，与供应商交易时的默认币别、结算方式、收款条件等；设置供应商默认对应的销售人员、价目表、折扣表等。维护好这些基本信息系统会在单据上自动携带，可以节省录单时间。

供应商资料上组织信息页签的地点、地址信息，是指客户企业存在多组织机构时，这些组织机构作为收货地点信息。

产品路径：【基础管理】－>【基础资料】－>【主数据】－>【供应商】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.0606678.png)

### 2.3.2 供应商资料分配

供应商资料维护好之后，需要审核后才能在系统中使用。供应商默认为分配型基础资料，如果用户企业存在多个采购组织，不同采购组织共享供应商资源时，可以由上级组织建立统一的供应商资料，再将供应商资料分配给各组织使用。分配的供应商资料可以设置是否可以修改，供应商资料分配后也需要审核才能使用。

产品路径：【基础管理】－>【基础资料】－>【主数据】－>【供应商】－>【业务操作】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.0691483.png)

## 2.4 采购员与采购组

在菜单基础资料的业务员中，选择业务员类型为采购员。设置采购组织下的职员作为采购员，采购员可用于报表数据汇总。

也可以按照业务分工，在采购组织下划分采购组。这一点是WISE没有的功能。系统支持采购组数据的隔离。也就是说，采购员在同一个采购组内，则组内的单据可以查询，其他采购组的采购数据则无权限进行查询。

产品路径：【基础管理】－>【基础资料】－>【公共资料】－>【业务员】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.087275.png)

产品路径：【基础管理】－>【基础资料】－>【公共资料】－>【业务组】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.0963752.png)

## 2.5 货源清单

可以设置货源清单来规范采购员的采购行为。货源清单指定了物料的合法货源，以及配额相关的一些信息。还可以进行采购数据统计。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【货源管理】－>【货源清单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.1042993.png)

## 2.6 单据类型与业务流程

Cloud系统支持单据类型和业务流程的设置，系统会预先设置常用的采购单据类型、采购业务流程。企业用户也可根据自己的需要，或管理的提升来优化和调整已有的业务流程。

每个业务流程可以点击业务流程图查询详细的流程走向，在Cloud系统中，是以每个模块的第一个单据作为流程的起点，然后设置该模块下游流程。用户根据需要启用所需流程，如果预置的流程中没有所需的，用户也可以自己增加和定义流程。

产品路径：【基础管理】－>【基础资料】－>【单据类型】－>【单据类型列表】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.1145368.png)

产品路径：【基础管理】－>【基础资料】－>【单据类型】－>【业务流程设置】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.1228042.png)

# 3.初始化

## 3.1 期初采购入库单

期初采购入库单是初始化期间特殊的采购入库单，用于记录系统初始化前已经入库但

未开发票的入库单数据，期初采购入库单可以生成应付单，用于期初暂估处理。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【初始化】－>【期初采购入库单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.1303365.png)

## 3.2 期初采购退料单

期初采购退料单是初始化期间的特殊采购退料单，用于记录系统初始化前已经退料但还没有开红字发票的退料单数据，期初采购退料单可以生成应付单红字，用于期初暂估处理。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【初始化】－>【期初采购退料单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.1388607.png)

# 4.日常业务处理

## 4.1 采购申请单

采购申请单支持手工编制，支持销售订单生成采购申请。采购申请可以指定货源安排，指定供应商，支持拆分和合并；下推采购订单时，可以多张申请单合并转换。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【采购申请】－>【采购申请单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.1534662.png)

## 4.2 采购订单

### 4.2.1 编制订单

Cloud产品中单据基本上采用多表头、多表体页签的形式。为了方便录制单据，在订单的首页，放置的是订单的主要和关键信息。

采购订单上支持赠品的处理。在单据上有赠品字段，如果用户订单上的某记录行的物料勾选为赠品，那么该物料在采购业务单据上不计算价格。

供应商信息页签，主要是维护供应商的供货方、结算方、收款方等信息，用于处理供应商多方交易时。

表头财务信息页签维护采购订单的财务相关内容，比如价目表、折扣表、付款计划等等。

表体所有页签的字段，在明细页签的后台表中都是存在的，比如现在物料数据页签有批号、BOM编号字段，如果你实施的客户是要在订单上经常使用这两个字段的，需要在订单的首页进行维护，那么在BOS中放开字段隐藏即可。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【订单处理】－>【采购订单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.1623075.png)

### 4.2.2 交货控制

采购订单上有控制交货比例的选项，勾选后，就可以控制采购收料时的收料上、下限。采购订单上有控制交货时间的选项，勾选后，可以控制采购收料的最早最晚时间。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【订单处理】－>【采购订单】－>【交货安排页签】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.170115.png)

### 4.2.3 采购订单预付

支持两种业务场景：1、先有预付再编制采购订单；2、先有采购订单，再进行预付。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【订单处理】－>【采购订单】－>【付款计划页签】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.17957.png)

## 4.3 采购订单变更

若采购参数“采购订单启用变更单”勾选，则可以对已审核的采购订单进行变更，采购订单变更单支持三种变更类型：新增、修改、取消。新增即在原采购订单上新增一条分录；修改原采购订单的数量、交期、价格、交货计划等；取消即终止该采购订单分录进行下一步操作。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【订单处理】－>【采购订单变更单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.1869326.png)

## 4.4 收料通知单

可由上游采购订单直接下推生成收料单，不同采购订单可以合并收料，收料单可以支持保质期检验。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【收料处理】－>【收料通知单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.194669.png)

## 4.5 采购入库单

根据采用的业务流程，可以从收料单下推采购入库单，或者直接从采购订单下推入库单。入库单支持批号管理和保质期管理。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【收料处理】－>【采购入库单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.2022932.png)

## 4.6 采购退料单

### 4.6.1 退料申请单

可以关联采购订单或者手动新增退料申请单，退料申请单上可以指定退料类型、退料方式、补料方式等。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【退料处理】－>【退料申请单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.2111895.png)

### 4.6.2 采购退料单

根据业务流程，退料单可以依据采购订单、收料单、入库单以及退料申请单下推生成。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【退料处理】－>【采购退料单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.2199068.png)

## 4.7 VMI采购业务

### 4.7.1 整体业务流程

VMI即Vendor Managed Inventory，供应商管理库存，是对供应链库存优化的重要策略。企业和供应商建立长期合作伙伴关系，在信息和知识共享的基础上，供应链伙伴间交换某些决策权、工作职责和资源，供应商从单纯执行采购订单变为主动为企业补充库存的责任，在加快供应商响应企业需求速度同时，也使企业减少库存水平。

VMI采购业务如标准物料采购流程一致，业务单据是VMI类型的单据，VMI的业务在入库到结算的流程与标准采购有点差别，VMI业务是先入库消耗之后，在周期或者定期结算。

![](/media/202404//1713427814.2264054.png)

### 4.7.2 批量创建消耗汇总

企业消耗掉供应商的物料后，需要定期进行消耗统计，确定数量、价格等商务信息作为后续应付业务的依据。本节着重说明如何创建消耗汇总表。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【VMI业务】－>【批量创建消耗汇总】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.232593.png)

### 4.7.3 消耗汇总表

企业消耗掉供应商的物料后，需要定期进行消耗统计，确定数量、价格等商务信息作为后续应付业务的依据。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【VMI业务】－>【消耗汇总表】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.2387006.png)

### 4.7.4 物权转移单

物权转移单是VMI物料物权转移的标志，并作为后续应付的依据。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【VMI业务】－>【物权转移单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.2455122.png)

## 4.8 配额下单

1、物料需要启用配额管理 2、物料需要设置货源清单

### 4.8.1 货源清单

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【货源管理】－>【货源清单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.2518895.png)

### 4.8.2 配额下单

通过选择采购申请单，结合该物料在货源清单上的配额方式来生成采购订单。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【订单处理】－>【配额下单】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.2581923.png)

# 5.常用功能及业务处理

## 5.1 采购价格管理

先维护好采购价目表，一个采购组织定义的采购价目表可以分发给其他采购组织使用。在采购订单上可通过供应商自动匹配价目表，也可以手动选定价目表，然后系统会自动根据价目表取物料价格。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【货源管理】－>【采购价目表】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.2672787.png)

## 5.2 采购折扣管理

先维护好采购折扣表，一个采购组织定义的采购折扣表可以分发给其他采购组织使用。在采购订单上先选定折扣表，系统会自动根据折扣表取折扣。采购折扣可以支持多重折扣。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【货源管理】－>【采购折扣表】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.2753804.png)

## 5.3 采购调价管理

采购单价是采购业务管理的核心要素之一，并且由于客户需求变化或计划变化或工程变更等种种原因采购单价上下波动是非常常见的现象。采购调价表就是用来处理采购单价变更业务的功能。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【货源管理】－>【采购调价表】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.286683.png)

## 5.4 跨组织采购

系统中实现跨组织采购，需要先设置好组织间的业务代理关系。需要用管理员身份进入系统。

产品路径：【系统管理】－>【组织机构】－>【组织关系】－>【组织业务关系】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.297117.png)

集中采购、分散收货、集中结算的示例：

![](/media/202404//1713427814.3042521.png)

# 6.报表查询

## 6.1 采购订单执行明细表

采购订单执行明细表主要用来查询采购订单执行的状况，显示订单、收料、入库、退料的详细信息，供采购人员快速了解采购订单的执行情况。此报表的数据来源于采购订单以及与采购订单相关联的收料单、入库单、退料单。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【报表分析】－>【采购订单执行明细表】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.3111558.png)

## 6.2 采购业务汇总表

采购订单执行汇总表主要用于跟踪从订货、收料、入库到应付、开票的完整过程，通过该报表可以掌握采购订单执行的总体进度。此报表的数据来源于采购订单和与采购订单关联的应付单

![](/media/202404//1713427814.3191056.png)

## 6.3 采购订单全程跟踪

采购业务汇总表从物料的角度按照采购业务流程统计相关的业务数据，通过该报表可以查询采购业务的总体完成情况，也可以作为采购部门业务统计数据。此报表的数据来源于采购订单、收料单、入库单和退料单。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【报表分析】－>【采购业务汇总表】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.3289692.png)

## 6.4 采购入库结算汇总表

采购入库结算汇总表主要用于跟踪从订货、收料、入库到应付、开票的完整过程，通过该报表可以掌握采购订单执行的总体进度。此报表的数据来源于采购订单和与采购订单关联的应付单。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【报表分析】－>【采购入库结算汇总表】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.3355906.png)

## 6.5 预计供应量查询

预计供应量查询报表主要用于查询采购订货在途和在检数据，通过该报表可以及时掌握采购供应量的状况。此报表的数据来源于采购订单、收料单。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【报表分析】－>【预计供应量查询】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.3434334.png)

## 6.6 订单到货及时率查询报表

订单到货及时率查询报表主要用于查询采购订单准时交货的情况，根据交货日期和入库/收料日期之间的关系判断订单是否逾期交货，计算出逾期天数，逾期交货数量和交货及时率。

产品路径：【供应链】－>【采购管理】－>【报表分析】－>【订单到货及时率】

参考图片如下：

![](/media/202404//1713427814.352204.png)